ORDENACIÓN DE LOS DATOS
La ordenación de los datos se realiza por orden alfabético o numérico. Por ejemplo, una lista de piezas se podría clasificar según el número de pieza y una lista de clientes, por el apellido. Normalmente, se ordena la información alfabética (nombre de almacén, cliente, etc.) por orden alfabético y la numérica (cifras de ventas, cantidad de unidades vendidas, etc.) por orden numérico. En ambos casos, se pueden ordenar los datos de menor a mayor, es decir, de la A a la Z, del 1 al 10 o a la inversa.
SISTEMA DE ORDENAMIENTO NUMÉRICO
SISTEMA NUMÉRICO: Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines.
sistema numérico de archivo se le asigna cada individuo, institución, razón social o asunto, un numero y todo los documentos correspondientes se archivan en la carpeta con ese numero. Al sistema alfabético se le llama sistema directo, porque se puede ir directamente a la gaveta de archivo y por medio de los títulos encontrar y archivar documentos. Al sistema numérico, por el contrario, se considera sistema indirecto, porque uno debe referirse antes a un archivo de tarjetas, para averiguar el número asignado, para luego poder archivar o buscar algún papel o documento.
A pesar de ser indirecto, el sistema numérico puede usarse ventajosamente en las siguientes circunstancias :
1.
En negocios donde los papeles o documentos de agrupan alrededor de casos determinados, contratos u operaciones, que se mantienen activos por periodos largos pero indefinidos y que requieren referencia extensiva y permanente.
2.
En operaciones donde el término de referencia es un número en vez de un nombre. Algunos departamentos, dentro de una misma institución, se dedican a una actividad que no se relaciona precisamente con nombres de personas. Es, por lo tanto, más eficiente, clasificar los documentos en dichos departamentos de acuerdo con números. Las compañías de seguros usan los números de las pólizas en vez de los nombres de los asegurados. En situaciones confidenciales, por ejemplo, se pueden ocultar los nombres de personas mediante el uso de títulos numéricos.
DEFINICIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
PARA QUE SE APLICAN LAS TRD
.
Contribuir a la racionalización de la producción documental.
Facilitan el manejo de la información.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Garantiza la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.
ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TRD
Investigación preliminar sobre la institución y la fuente documental.
Análisis e interpretación de la información recolectada.
Elaboración y presentación de la tabla de retención para su elaboración.
Aplicación.
Seguimiento y actualización de las tablas de retención.
DONDE SE APLICAN LAS TRD
En los archivos de gestión y hacen parte de la planeaciòn archivìstica de la entidad.
SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABÉTICO
Tiene como principio universal, el uso del alfabeto y existen para su ordenamiento una serie de Criterios.
Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del archivador directamente
El sistema de ORDENAMIENTO lo podemos dividir en :
Alfabético por nombres de personas naturales
Alfabético por nombre de personas jurídicas o de empresas
Alfabético por Asuntos o temático
Alfabético Geográfico
SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABÉTICO POR NOMBRES
Para Determinar el lugar que le corresponde a cada carpeta , de acuerdo con el alfabeto, es necesario adoptar
CRITERIOS DE ORDENAMIENTO.
1. Los nombres de personas se dividen en Unidades de Ordenamiento y se Matriculan de acuerdo con este orden
Primera Unidad o Palabra de Orden Primer apellido
Segunda Unidad o Palabra de Orden Segundo Apellido
Tercera Unidad de Orden Nombre
Cuarta o más Unidades Otros datos aclaratorios
Sistema de Clasificación Alfabético
2. Apellidos Compuestos
Se toma como una Unidad de Ordenamiento. En estos casos se recomienda además averiguar el segundo apellido.
ORDENACION CRONOLOGICA
La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y numéricamente. En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar los documentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarán en una carpeta llamada: correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los documentos se ordenarán por criterio cronológico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen
CLASIFICACION GEOGRÁFICA
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